Alle im Rahmen der Anmeldung und Registrierung erhobenen persönlichen Daten der Nutzenden werden entsprechend den geltenden gesetzlichen Datenschutzbestimmungen verarbeitet. Dies gilt auch für die systembedingt notwendige, zeitlich befristete Speicherung von individuellen Verbindungsdaten zur Lernplattform. Eine Weitergabe der Daten an Dritte ist ausgeschlossen, sofern nicht der Nutzende dieses gestattet oder der Betreiber aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Herausgabe verpflichtet ist.

Alle registrierten Teilnehmenden können jederzeit schriftlich gegenüber dem Betreiber Auskunft über ihre auf der Lernplattform gespeicherten persönlichen Daten anfordern bzw. schriftlich die Löschung ihrer kompletten Daten beantragen. Von der Löschung ausgenommen sind von den Nutzenden veröffentlichte Beiträge in Foren, Chats, Blogs, Wikis etc. bzw. von ihnen zum Abruf bereit gestellte Dateien, die bis zur Löschung des jeweiligen Kurses verfügbar bleiben.

Für die Nutzung der Lernplattform ILIAS ist eine Registrierung notwendig. Für die Registrierung und die spätere, korrekte Zuordnung der Daten zur jeweiligen Person der Nutzenden ist die Angabe folgender personenbezogener Daten erforderlich:

• Benutzername
• Passwort
• Vor- und Nachname
• Institution
• E-Mail-Adresse

Die Angabe der Behörde ist für die Zuordnung und für den Eintrag auf Zertifikaten als Qualifikationsnachweis erforderlich. Die Speicherung dieser personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich, um den Nutzenden den Zugang zu den Inhalten zu ermöglichen und erfolgt auch nur für die Dauer der Nutzung.

Daten des Nutzerverhaltens auf der Lernplattform werden vom System aufgezeichnet und können von Administrator*innen bzw. Autor*innen eingesehen werden. Es werden folgende Daten erfasst und gespeichert:

Im Falle eines Fehlers und zur Qualitätssicherung können Server-Protokolle (Logs) aktiviert und von den Administrator*innen ausgewertet werden. Diese enthalten den Namen der abgerufenen Datei bzw. Seite, Datum und Uhrzeit des Abrufs, übertragene Datenmenge, http-Statuscode, abrufende IP-Adresse und Browsertyp und -version.

Supportprobleme und -anfragen werden bei Bedarf an ein Supportsystem gesendet. Neben den personenbezogenen Daten (Name, Vorname und E-Mail-Adresse) werden dort als Verlaufsdaten Datum und Zeit der Support-Ticket-Erstellung, der Inhalt des Tickets und sein Bearbeitungsverlauf sowie der Verlauf der weiteren Kommunikation zu diesem Ticket bis zum Schließen des Tickets (Abschluss der Anfrage) gespeichert.

Daten können zur Zweckerfüllung weiterhin von folgenden Personen eingesehen werden:

• Kurstutor*innen, Gruppen- und/oder Kursadministrator*innen sehen die jeweils eingeschriebenen Teilnehmenden und ihren Lernfortschritt mit Stamm- und Verlaufsdaten (Einschreibestatus, TN-Liste, Lernerfolg, letzte/s Login/Anmeldung).
• Gruppen- und/oder Kursmitglieder sehen die Benutzernamen der jeweiligen Mitglieder und können mit ihnen in Kontakt treten. Weitere Angaben (sog. Profildaten) sind nur sichtbar, wenn sie von dem jeweiligen Nutzenden freigegeben wurden.
• Bei der Nutzung ist für alle Teilnehmenden erkennbar, wer sich zeitgleich auf der Lernplattform befindet („Aktive Benutzer“ – Anzeige). Über die Veröffentlichung des Namens und des Benutzernamens hinausgehende Daten bestimmen die Nutzenden im persönlichen Profil selbst.

Die Daten werden in Form einer Auftragsverarbeitung beim Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) gespeichert.

Es findet keine Weitergabe von Daten an Dritte statt.

Folgende Daten können aus ILIAS durch die Nutzenden übertragen bzw. exportiert werden. Dabei werden sie teilweise in andere Formate gewandelt (XML, CSV, HTML o.ä.):

• eigene Profileinstellungen
• Persönliche Notizen
• Bookmarks
• Persönliche Kalender
• Lernstände (Lernfortschritt (sofern aktiviert))
• Zertifikate
• Objekte aus dem persönlichen Arbeitsraum
• Badges
• Persönliche Blogs
• Portfolios
• Eigene Kontakte

Sobald die Nutzenden gegenüber den Administrator*innen schriftlich oder per E-Mail mitteilen, dass sie an einer weiteren Nutzung nicht mehr interessiert sind, werden ihre Daten gelöscht.

Allerdings bleiben etwaige personenbezogene Angaben innerhalb von Kommentaren und Foren davon unberührt, da dies nicht automatisiert möglich ist. Daher sollte bei Einträgen davon abgesehen werden.

Die Nutzenden erklären sich des Weiteren damit einverstanden, dass die Daten über die Nutzungsdauer hinaus gespeichert werden dürfen, wenn dies in ausschließlich anonymisierter Form geschieht und die Informationen nur zu wissenschaftlichen Zwecken, z. B. zur Optimierung der Lehre, zur Erstellung von Nutzerstatistiken etc. verwendet werden.

Die Lernplattform wird über Browser aufgerufen. In dem Zusammenhang werden beim Aufrufen von aktuellen ILIAS-Versionen zwei Cookies geschrieben. Die Cookies werden auf dem Client (Browser des Nutzenden) gespeichert, und nicht in ILIAS selber oder auf den Servern des ILIAS-Providers. Es werden keine personenbezogenen Daten direkt in Cookies geschrieben.